La documentación sanitaria. Las historias clínicas (II)

Luis Alfonso Cambre MartínDocumentalista

Todos entendemos el archivo como el lugar donde se guardan los documentos. Pero esta visión es un poco limitada, ya que respondería a un almacén de papeles más que a un archivo.

Antonia Heredia en su obra Archivística General: teoría y práctica define el archivo de la siguiente manera: «Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que la produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia».

Los archivos clínicos son aquellos que custodian, tratan y distribuyen las historias clínicas de uno varios centros sanitarios.

Tenemos que indicar que antes de que una historia clínica pase al archivo, debe someterse a un tratamiento intelectual mediante el cual se deben consignar datos básicos como es la información correspondiente al paciente: nombre, apellidos, fecha de nacimiento y número de historia clínica. Este último dato es el que nos va servir, entre otras cosas, para ordenar nuestra HC dentro del archivo.

Una vez identificada la documentación e introducida en su carpeta (dando lugar a la historia clínica), se llevará al archivo (entendido como lugar físico) donde será almacenada y custodiada. La ordenación se hará empleando el número de historia. Esto será en el caso de la historia clínica en formato papel. Pero como la digitalización documental también ha llegado al ámbito sanitario, tendremos además que custodiar las historias digitales. Están serán gestionadas mediante sistemas integrales de gestión documental (bases de datos) que nos garanticen su almacenamiento, custodia, acceso y distribución. Es más, en este caso, el nivel de seguridad deberá ser mucho más alto que en el caso de las historias en papel debido al fácil acceso vía internet a todo tipo de redes, tanto particulares como privadas.

Respecto a la ordenación de las historias digitales, es un aspecto del que no tenemos que preocuparnos ya que, gracias a las bases de datos, podemos acceder a ellas mediante diferentes parámetros de búsqueda, por lo que el acceso es rápido y sencillo.

Vamos a nuestra consulta con el especialista y en la consulta vemos nuestra HC llegada del archivo. Nos encontramos ante otra de las funciones del archivo, la distribución. El archivo se ha de encargar de atender las peticiones llegadas desde el centro sanitario de las historias necesarias para atender las consultas. En el caso de las historias en papel, el archivo se encargará de hacerlas llegar al centro sanitario de forma que estén dispuestas en las consultas a la hora necesaria. En centros de gran envergadura como son los hospitales, los archivos suelen estar situados en polígonos industriales, y son gestionados por empresas privadas. Por ello la empresa adjudicataria del servicio debe ser responsable de llevar las historias a la hora necesaria. Pero siempre pueden surgir contratiempos: atascos, averías… por ello, mediante la digitalización de la historia clínica, no es necesario el transporte de la misma: el profesional sanitario tendrá acceso constante a las historias de sus pacientes, agilizando así el servicio.

El archivo es un espacio limitado, ¿tiene que guardar las historias para siempre aún riesgo de quedarse pequeño?

La ley Orgánica 15/1999 de 13 de Diciembre de Protección de datos de Carácter Personal, tiene dos puntos de especial importancia:

14.2: «Cada centro archivará las historias clínicas de sus pacientes, cualesquiera que sea el soporte, papel, audiovisual, informático o de otro tipo en el que consten, de manera que queden de manera garantizada su seguridad, su correcta conservación y la recuperación de la información».

17.1: «Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial».

Todo lo aquí comentado es aplicable a cualquier archivo sanitario, independientemente del tamaño y titularidad del centro al que se encuentra adscrito, y garantiza la confidencialidad de los pacientes. En el CRE Alzheimer se hace especial hincapié en la seguridad a la hora del tratamiento, custodia y distribución de las historias clínicas de sus usuarios, atendiendo todas las recomendaciones descritas en este artículo.

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